YAOAIM / CONCEPT VISUALTHE QUESTION / 核心問題
每一步都需要 AI 嗎？
先看一個虛構工作情境，再依序檢查適用界線、準備材料與驗收方式。內容是判斷框架，實際做法須依你的資料、權限與工作責任確認。
ILLUSTRATED WORKFLOW / 情境示意
虛構情境：收到活動合作詢問
這是用於說明設計方法的虛構流程，不代表 YAOAIM 目前提供自動對外回覆。
- STEP 01
規則
檢查必填欄位、建立紀錄、標記來源、通知指定負責人。
- STEP 02
AI 草稿
整理自由文字中的活動日期、需求與待釐清項目，附上原文依據。
- STEP 03
人工
核對摘要、確認可服務範圍與回覆內容，再決定是否寄出。
01 / 拆解工作
先問「結果能不能用規則寫清楚」
欄位是否為空、金額是否超過門檻、狀態是否需要通知，這些問題有明確條件與預期結果，適合用規則處理。規則可以重複執行、容易測試，也比較容易追查失敗位置。
「這段敘述的主要需求是什麼」或「有哪些待問問題」需要理解自由文字，可以考慮讓 AI 草擬。AI 輸出會隨輸入與模型而變，必須設計核對方式，不能把它當作必定正確的判定器。
- 明確條件
- 用規則：必填檢查、狀態轉換、重複資料標記、到期提醒。
- 非結構化內容
- 考慮 AI：摘要、分類建議、待確認項目草稿。
- 責任與承諾
- 交給人：價格、交期、合約條款、例外處理與正式對外訊息。
02 / 設定邊界
AI 草稿要被限制在可核對的範圍內
給 AI 的任務應說明資料範圍、輸出欄位與禁止推測的事項。若原文沒有預算，就標示「未提供」，不要把常見市場價格當成對方預算。若日期寫法含糊，回傳待確認，不自行選擇。
模型回覆應和原始資料一起呈現，讓處理人快速比對。把「已由 AI 整理」和「已由人確認」設為不同狀態，避免使用者誤以為草稿已可直接對外。
- 輸入邊界
- 只送入此任務必要且獲准使用的欄位。
- 輸出邊界
- 每項資訊區分原文事實、推論與待確認；有依據才能寫進摘要。
- 執行邊界
- 草稿不直接寄信、不改正式訂單、不替人承諾。
03 / 驗證分工
把規則、AI 與核准各自測清楚
規則測試要涵蓋正常輸入、缺欄位、重複送出與來源中斷。AI 測試要涵蓋短句、長文、矛盾敘述、未提供的資訊與敏感內容。人工核准則要確認負責人看得到原文，能修改、拒絕並留下原因。
如果最後使用者每次都要整段重寫，可能是輸入欄位、提示或原始流程需要調整。先找造成返工的原因，再決定是否擴大使用。
DECISION / 何時開始
哪些情況適合？哪些先緩一緩？
先判斷當前條件是否足夠，再決定要實作、補資料，或先把現有流程整理好。
適合開始
- 已有明確的固定步驟，但其中一段要閱讀大量自由文字。
- AI 可以先產生內部草稿，且有人有時間核對。
- 能清楚區分紀錄建立、草稿完成、人工核准與對外送出。
先緩一緩
- 只是做必填檢查或固定提醒，規則已足夠。
- 沒有原文可核對，卻要求 AI 做高風險結論。
- 希望省去人工核准，直接發送涉及價格或權益的訊息。
MAKE IT REVIEWABLE / 帶回去用
準備清單與驗收條件
把討論變成可檢查的材料，才知道第一版要做到哪裡。
開始前準備
- 01列出每一步的輸入、條件、輸出與失敗時的處理。
- 02圈出真正需要閱讀自由文字的步驟。
- 03定義 AI 可讀資料、禁止推測事項與輸出格式。
- 04指派核對人、對外核准人與例外接手人。
- 05準備正常、缺漏、矛盾與重複送出的測試情境。
怎麼算完成
- 01同一筆詢問重複送出時，不會產生未察覺的重複正式紀錄。
- 02原文未提到的價格、日期與服務承諾，不會出現在可直接發送的內容中。
- 03AI 無法判定時會標示待確認，流程仍可由人接續。
- 04正式對外訊息前有明確的核准狀態與操作者紀錄。
NEXT STEP / 下一步
依你現在需要的深度，繼續往下看
指南提供準備方向；實際工作範圍與責任界線，需要在需求盤點與文件中確認。