規則自動化
- 適合
- 條件固定，結果可預先寫成規則
- 例子
- 表單送出後建立待辦、依日期提醒
- 驗收
- 檢查條件、例外與失敗通知
YAOAIM / CONCEPT VISUAL一句話先懂
AI 像一位速度很快的助手：會讀、會整理、會草擬，但重要結果仍要由人確認。
01 / 先懂這三件事
第一次接觸 AI，從這裡開始
三個重點看完，你就知道該怎麼想，不需要先記任何技術名詞。
- 01
先把 AI 當助手
它會讀、整理、比較和草擬，但也可能答錯。
先讓 AI 幫你準備，不讓它替你承擔。 - 02
再把工作拆小
一份工作裡，有固定步驟、需要理解的內容，也有必須由人決定的事。
不同步驟，交給不同角色。 - 03
最後從一件事試跑
先選一個每天或每週重複、結果看得懂的工作。
能驗收、能停止，再慢慢擴大。
選方法 / 先看任務
四種做法，解決四種不同問題
從工作需要什麼開始選。需要公司文件的答案，先找資料再生成；需要操作工具，先定權限與核准。
以下是選型說明，不代表本站已開通知識庫或工具型 AI。
生成式 AI
- 適合
- 需要整理或草擬非結構化內容
- 例子
- 將訪談筆記整理成待確認摘要
- 驗收
- 對照原文，檢查遺漏與錯誤
知識檢索＋AI
- 適合
- 回答需要參照指定文件或最新內部資訊
- 例子
- 先找出服務文件，再草擬客戶問題回覆
- 驗收
- 逐項核對引用來源、版本與權限
可操作工具的 AI
- 適合
- 需要跨工具完成多步驟工作
- 例子
- 讀取需求後準備建檔內容，等待人員核准
- 驗收
- 限制工具權限、設核准點並留紀錄
資料 / 先判斷能不能用
送進 AI 前，先分清資料屬於誰
同樣是「幫我摘要」，公開內容、內部文件與客戶個資，需要不同的授權與處理方式。
公開資訊
已發布的服務說明、公開 FAQ
確認來源與使用權，再檢查輸出是否引用正確。內部工作資料
未公開報價草稿、內部會議紀錄
先確認公司政策、工具設定與授權；能去識別就先去識別。敏感或受限制資料
客戶個資、密碼、金流與醫療資訊
不要直接貼入未核准的工具；先由負責人確認處理方式。去識別化也要檢查內容是否仍能反推出當事人；實際使用須依資料持有人的規範與工具條款確認。
提示 / 把需求寫清楚
一個可檢查的指令，比一句「幫我整理」有用
把資料、任務、邊界和驗收方式交代清楚，AI 才知道該做什麼；你也比較容易查出哪裡答錯。
情境示例 · 客戶需求摘要
「請依照提供的去識別化訪談紀錄，整理問題、需求與待確認事項。只使用原文，不推測預算或交期；每項標示依據，找不到就寫待確認。」
- 01 / 資料
附上已獲授權、去識別化的需求文字。
- 02 / 任務
整理成問題、需求、待確認事項三欄。
- 03 / 邊界
只使用提供的內容；不推測預算或承諾交期。
- 04 / 驗收
每一項標示原文依據；找不到就寫「待確認」。
拿到回答後，核對三件事
- 來源：關鍵句能否回到原始資料？
- 時間：文件版本與日期是否仍適用？
- 責任：對外回覆與重要決策是否由人確認？
02 / AI 發展到哪裡
AI 從照規則做事，走到能協助完成多個步驟
你不必追每一個新名稱。只要看懂能力多了什麼，以及要注意什麼。
- 01照條件做事
規則自動化
系統開始代替人做固定步驟
能幫什麼搬資料、寄提醒、更新狀態。
要注意遇到規則外的狀況，仍要有人處理。
- 02從資料找線索
預測 AI
系統開始協助分類與判斷
能幫什麼排序、分類、找出異常。
要注意資料不準，結果也會跟著偏。
- 03讀懂並產生內容
生成式 AI
AI 開始成為日常工作助手
能幫什麼摘要、草擬、改寫、整理圖片和文字。
要注意說得很像真的，不代表內容一定正確。
- 04幫忙操作工具
工具型 AI
AI 開始協助完成多個步驟
能幫什麼查資料、整理狀態、準備下一個動作。
要注意越接近執行，越要限制權限並保留確認。
03 / 工作怎麼分
固定的事交給規則，需要理解的事讓 AI 幫忙
金錢、承諾和特殊狀況，最後仍由人確認。
01照條件執行
固定的事，交給規則
條件說得清楚，答案只有一個。
- 日期提醒
- 欄位更新
- 狀態通知
02理解與整理
需要理解，交給 AI 協助
需要讀懂文字或圖片，而且結果可以檢查。
- 需求摘要
- 內容分類
- 回覆草稿
03確認與負責
要負責的事，留給人決定
涉及金錢、承諾、關係或特殊狀況。
- 正式報價
- 付款退款
- 對外承諾
三種情況先不要用 AI：固定規則已經能完成、資料沒有使用權、重要結果沒有人確認。
04 / 為什麼值得用
不是為了看起來先進，而是讓工作更少重做
有下面三種情況，才值得開始評估。
少做重複工作
把搬資料、摘要和第一稿，變成可檢查的固定流程。
前提：輸入和完成標準要清楚。
更快找到重點
先整理郵件、表單或文件，讓人把時間留給判斷。
前提：資料可以使用，而且有人驗證。
讓工作不再漏接
把收到需求、整理、確認和通知接成同一條路。
前提：每一步都知道誰負責。
05 / 四個常見誤區
先避開錯的方法，再談要用什麼工具
每個誤區只回答兩件事：正確觀念，以及現在可以怎麼做。
- 01常見誤區
AI 會把整份工作都取代
正確觀念AI 更適合先接手重複的小任務，人仍要判斷結果並負責。
先挑一件常重做的事，不從取代人開始。 - 02常見誤區
買了 AI 工具，工作自然會變順
正確觀念流程沒有整理，工具只會多一個。
先畫出現在怎麼做，再決定 AI 放在哪一步。 - 03常見誤區
AI 說得很完整，答案就一定正確
正確觀念AI 可能答錯，也可能不知道公司最新資訊。
重要內容由人確認，並告訴 AI 可以使用哪些資料。 - 04常見誤區
一次把整條流程自動化最划算
正確觀念步驟越多，出錯時越難找到原因。
先試一小段，確認有用、能停、有人接手，再擴大。
06 / 真正開始的方法
先做一小段，證明有用再擴大
不用先寫完整規格。照這四步，就能把模糊想法變成可討論的起點。
- 01
找一件常重做的事
從搬資料、整理需求、提醒或草擬內容裡選一件。
你會得到一個清楚的小範圍。 - 02
說清楚開始與完成
準備一個真實範例，標出輸入和正確結果。
你會知道這件事能不能驗收。 - 03
留下人的確認
決定哪些內容、金錢或對外動作一定要先核准。
你會有一條不會失控的安全線。 - 04
小範圍試跑再決定
記錄成功、失敗、人工時間和實際成本。
你會有依據決定要不要擴大。
YAOAIM 會用「界序法」協助你看懂現況、整理流程、畫清邊界，再做出第一個可驗收版本。
07 / 第一條流程盤點
先看這條工作，能不能安全試做
想做 AI 摘要、分類或跨工具處理前，先用一筆去識別化的真實工作，回答五個問題。這是討論範本，不會在本站執行 AI 或連接你的系統。
例如：每週把已獲授權的需求紀錄整理成待確認草稿，由負責人核對後，再決定是否寫入工作系統。先只試「整理草稿」這一段。
界定一段工作
什麼事件開始？交到誰手上才算完成？
- 準備證據
- 一筆去識別化的真實案例、目前的手動步驟與交接人。
- 可試做的條件
- 可以把起點、終點及流程負責人說清楚。
核對資料來源
需要讀取哪些資料？誰有權使用與提供？
- 準備證據
- 資料來源、欄位範例、保存位置及使用授權。
- 可試做的條件
- 試做資料已獲准使用，敏感內容已排除或有核准的處理方式。
標出人的決定
哪些輸出只是草稿？哪些動作必須先核准？
- 準備證據
- 可接受的結果範例、對外訊息與金錢或權限相關動作清單。
- 可試做的條件
- 每個需要負責的動作，都有明確的核准人與權限範圍。
預想錯誤與接手
資料缺漏、重複、衝突或工具失敗時，工作怎麼繼續？
- 準備證據
- 至少一種常見例外、目前的人工處理方式及通知對象。
- 可試做的條件
- 可以停止執行、留下紀錄，並由指定的人接手。
訂出試做證據
如何知道省了時間，卻沒有增加錯誤或成本？
- 準備證據
- 目前處理時間、常見錯誤、每次處理成本及檢查方式。
- 可試做的條件
- 能拿試做結果與現況比較，再決定是否擴大。
可以進入小範圍試做
五項條件都能提出實際證據，先做一段可檢查、可停止的流程；記錄人工時間、錯誤與成本，再決定下一步。
先補齊關鍵缺口
若資料使用權不清、正確結果無法判定，或對外動作沒有人核准，先確認負責人、資料和驗收方式，再談工具。
複製空白盤點表
在自己的文件填寫即可。此頁只提供範本，不會讀取、儲存或送出你的答案，也沒有啟用 AI 或第三方整合。
08 / 你可能需要哪一種
先看現在卡在哪裡
不用自己猜技術名稱，從最困擾你的工作狀況開始選。
品牌網站
客戶看不懂你提供什麼，適合誰，或目前網站無法有效收到需求
第一個成果先完成一條從首頁、服務到需求入口的可理解路徑。
看這項服務怎麼做營運後台
客戶，商機，專案與進度散在多個表格或訊息裡，團隊反覆追問狀態
第一個成果先讓一條核心營運流程，在同一個入口看見角色、狀態與下一步。
看這項服務怎麼做AI 與流程自動化
團隊每週重複搬資料，分類，摘要，提醒，且輸入與正確結果可以說清楚
第一個成果先讓一條低風險流程可執行、可覆核、失敗可接手。
看這項服務怎麼做實體 AI 培訓
個人或團隊想使用 AI，卻缺少共同觀念，實作方法，驗收標準與安全邊界
第一個成果先完成一個符合程度的實作作品，以及一份可回到工作中繼續使用的行動計畫。
看這項服務怎麼做不用自己整理成規格
回答五題，帶走一個適合你的起點
完成後會看到建議方向、第一條流程、準備資料與預算範圍。答案不會自動送出。
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