YAOAIM / CONCEPT VISUALTHE QUESTION / 核心問題
第一個 AI 題目，應該怎麼選？
先看一個虛構工作情境，再依序檢查適用界線、準備材料與驗收方式。內容是判斷框架，實際做法須依你的資料、權限與工作責任確認。
ILLUSTRATED WORKFLOW / 情境示意
虛構情境：服務團隊的詢問整理
以下是方法示意，不是 YAOAIM 客戶案例，也不代表本站有自動收件功能。
- STEP 01
現在
詢問散在網站、訊息與信箱；同事複製內容到表格，再由負責人判斷下一步。
- STEP 02
先整理
記錄來源、需求類型、缺少資訊、負責人與目前狀態，確認哪些欄位真的需要。
- STEP 03
再評估 AI
只有自由文字難以快速摘要或分類時，才讓 AI 提供草稿；對外承諾仍由人確認。
01 / 定義問題
先寫出要改善的工作結果
「導入 AI」不是可驗收的目標。把它改寫成「詢問送進來後，負責人能在同一處看到完整資料，知道下一步要問什麼」，就能反過來檢查需要哪些流程與欄位。
先挑一條頻繁出現、邊界清楚、有人願意負責的流程。若流程尚未穩定，先用表單、清單或固定規則整理，常比加入 AI 更容易看出問題。
- 開始點
- 從哪個事件開始？例如客戶送出詢問，不是模糊的「接到客戶」。
- 結束點
- 到哪個狀態算完成？例如已指派負責人並確認待補資訊。
- 衡量方式
- 記錄待確認案件比例、處理時間或退回原因，先建立現況，再談改善。
02 / 檢查資料
拿得到資料，不代表可以直接拿去用
盤點來源、持有人、更新方式與敏感程度。客戶個資、合約、未公開報價或內部紀錄，即使技術上能上傳，也要先確認授權、存取範圍與工具條款。
測試時可先使用去識別化資料或自行編寫的範例。去識別化後仍需檢查是否能由背景資訊反推出當事人；不確定時，先停在流程設計，不輸入真實資料。
- 來源
- 表單、信箱、文件或系統中的哪一份資料是準據？
- 品質
- 缺漏、重複、舊版、用語不一致的比例與處理方式是什麼？
- 權限
- 誰能查看原文、草稿、決策紀錄？離職或角色變更後如何撤銷？
03 / 分派責任
每個輸出都要有人能判斷與接手
把「可以自動執行」和「只能提出建議」分開。建立內部待辦可用固定規則；摘要可由 AI 起草；報價、交期與對外發送則需要指定人員核對。
沒有負責人、沒有處理例外的時間，流程很容易在「AI 已完成」之後卡住。人工接手不是補丁，而是第一版設計的一部分。
- 草稿負責人
- 誰確認摘要是否遺漏、誤解或混入推測？
- 對外核准人
- 誰有權承諾價格、時程、服務範圍？
- 例外接手人
- 來源中斷、輸出不確定或客訴時，誰收到提醒？
04 / 小範圍試行
用代表性情境測試，不只看漂亮示範
先列出一般、缺資料、資料衝突、敏感資訊與超出服務範圍等情境。每個情境要寫預期輸出、不能發生的行為，以及人員如何判定是否合格。
試行應保留原工作方式的回退路徑。若看不出改善，記錄卡點並縮小範圍；不要只因為模型能產生文字，就把整條流程交給它。
DECISION / 何時開始
哪些情況適合？哪些先緩一緩？
先判斷當前條件是否足夠，再決定要實作、補資料，或先把現有流程整理好。
適合開始
- 同一類工作經常發生，且開始與結束狀態說得清楚。
- 有資料持有人、流程負責人與願意參與測試的使用者。
- 可以先用少量、已獲准的測試資料驗證一段流程。
先緩一緩
- 流程每天改、各部門對「完成」沒有共識。
- 唯一可用資料是未獲授權的客戶或員工資訊。
- 期待 AI 自行承諾報價、合約或處理無法回退的操作。
MAKE IT REVIEWABLE / 帶回去用
準備清單與驗收條件
把討論變成可檢查的材料，才知道第一版要做到哪裡。
開始前準備
- 01畫出起點、終點與目前每一步的處理人。
- 02收集幾種代表性情境，移除不必要的個資。
- 03標出資料來源、持有人、更新頻率與可使用的範圍。
- 04列出需要人工核准與必須停止的條件。
- 05寫下目前的處理時間、返工原因或遺漏情形，作為試行比較基準。
怎麼算完成
- 01對每一種測試情境，都能指出流程走到哪一步及由誰接手。
- 02草稿清楚標示來源與待確認資訊，不補造不存在的事實。
- 03未核准的資料不會進入測試環境或第三方工具。
- 04負責人可以拒絕、修改或回退輸出，且結果有紀錄。
NEXT STEP / 下一步
依你現在需要的深度，繼續往下看
指南提供準備方向；實際工作範圍與責任界線，需要在需求盤點與文件中確認。